INFORMACJA

DLA SYGNALISTÓW UMIESZCZANA NA STRONACH BIP

na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów  (Dz.U. z 2024 r. poz. 928)

 

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

• Zgłoszenie może być dokonane pisemnie:

a) na adres do korespondencji: Urząd Miasta ul. Tysiąclecia 5, 97-500 Radomsko (w podwójnej kopercie z dopiskiem Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne),

b) poprzez pocztę elektroniczną na adres: zgloszeniazewnetrzne@radomsko.pl

• Zgłoszenie może być dokonane ustnie:

a)  podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. 

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

• dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu,
• datę dokonania zgłoszenia,
• dane identyfikujące osoby, które dopuściły się naruszenia prawa,
• opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy

Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Zgłoszenie naruszenia prawa w formie anonimu będzie rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych
i podlegać będzie komisyjnemu zniszczeniu, z którego zostanie sporządzony protokół.  

Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Gminie Miasto Radomsko stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 238/2024 Prezydenta Miasta Radomska z dnia 24 grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

 

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

• Zgłaszający jest osobą fizyczną.
• Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
• Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów: „Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”).

 

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

• W przypadku przyjęcia zgłoszenia Organ potwierdza przyjęcie na podany przez Sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
• Następnie organ dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
• W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym sygnalistę.
• Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa Organ odstąpi  od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
• Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.
• Organ pouczy sygnalistę, iż przekazanie informacji, o której mowa powyżej nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.
• Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

- jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

               - innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

• W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
• Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
• Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ odnotowuje ten fakt wraz
  z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych

 

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji

• Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu.
• Organ poinformuje sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
• Organ poinformuje sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
• Odstąpienie od przekazania informacji nastąpi wyłącznie w przypadku nie podania przez sygnalistę adresu do kontaktu.

 

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

• Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom i zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
• Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. (art. 43 ustawy o ochronie sygnalistów).

Administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

 

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Organ  publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Organ przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

Organ  zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że  sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a RODO,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO),
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO),
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d RODO),
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e RODO),
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO).

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej RODO, informuje się, że:

• Administratorem danych osobowych sygnalisty, osoby powiązanej z sygnalistą, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu, świadków naruszenia oraz innych osób zaangażowanych w sprawę jest Prezydent Miasta Radomska z siedzibą: 97-500 Radomsko ul. Tysiąclecia 5
• W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, może się Pani/Pan kontaktować z wyznaczonym przez Administratora inspektorem ochrony danych lub zastępcą inspektora ochrony danych, listownie na adres Administratora z dopiskiem „IOD” oraz mailowo: e-mail: abi@radomsko.pl
• Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych na podstawie Ustawy z dnia
  14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (art. 6 lit. c RODO) i dobrowolnej zgody, jeżeli zdecyduje się Pani/Pan na ujawnienie danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – osobom postronnym (powyższe nie dotyczy osób upoważnionych przez Administratora tj. członków Zespołu do przyjmowania zgłoszeń oraz członków Zespołu wyjaśniającego)
• Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami
• Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z prowadzonym postepowaniem wyjaśniającym
• Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania
• W zakresie w jakim dane przetwarzane są w oparciu o Pani/Pana zgodę, wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
• Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
• Pani/Pana nie dane będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
• Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji
• Podanie danych jest warunkiem niezbędnym w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa za pomocą wewnętrznego kanału komunikacji. Odmowa podania danych uniemożliwi skuteczne zgłoszenie naruszenia.

 

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

• Organ w ramach działań następczych może w szczególności: zawiadomić o zdarzeniu odpowiednie organy ścigania, jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, że zdarzenie będące przedmiotem zgłoszenia stanowi czyn ścigany z mocy prawa; wszcząć kontrolę wewnętrzną; zobowiązać kierowników komórek organizacyjnych organu do podjęcia działań naprawczych, które mają na celu zapobieżenie podobnym zdarzeniom w przyszłości, wyciągnąć konsekwencje wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ponadto Organ może zalecić: wprowadzenie zmian w procedurach; wdrożyć nowe systemy kontroli oraz przeszkolić pracowników.
• Dopuszcza się możliwość niepodjęcia działań następczych, w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia.

Sygnalista otrzymuje informację o niepodjęciu działań następczych wraz z uzasadnieniem. W razie kolejnego zgłoszenia pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty.

 

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

• W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. Zgodnie z art. 55 ustawy o ochronie sygnalistów kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca czynu wskazanego wyżej działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
• W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
• Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna. Aby skorzystać z nieodpłatnej pomocy prawnej należy umówić się za pośrednictwem Starostwa Powiatowego w Radomsku pod numerem telefonu: 44 685 89 25 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: starostwo@radomszczanski.pl

 

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Organ przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w podmiocie, w którym doszło do naruszenia prawa.

Szczególnie gdy istnieje możliwość skutecznego zaradzenia i przeprowadzenia skutecznych działań następczych w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista nie obawia się działań odwetowych.

 

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

• Adres do korespondencji: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa,
• Infolinia dla obywateli (połączenie bezpłatne z telefonów stacjonarnych oraz komórkowych): 800 676 676,
• Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl ,

Adres strony internetowej: https://bip.brpo.gov.pl/